Conseil d’administration GSCF


Conseil d’administration GSCF
Groupe de Secours Catastrophe Français

Conseil d’administration du 25 mars 2017.


Présent
Thierry VELU
Emilie COQUEL
Gentil DE PASSOS
Damien DUPETY
Cécile LARCHEVEQUE
Absent 
Néant
 
Face à l’accentuation de notre développement, mais aussi face à la passivité de nombreux adhérents, le Président a convoqué le Conseil d’administration qui a statué sur les points ci-dessous.

Message du Président

Mon rôle aujourd’hui est de vous alerter face à l’accentuation de nos actions, qu’elles soient nationales ou internationales.

De vous alerter d’une fatigue après 19 ans passés à la tête du GSCF sans aucun repos pour pouvoir répondre aux urgences.

Aujourd’hui, nous devons donner un nouveau souffle au GSCF avec ou sans moi.

Monter dans un avion pour assurer une mission reste simple, préparer une mission et gérer une structure comme la nôtre est plus compliqué.

Malgré une augmentation du nombre d’adhérents, nous sommes face à un  problème d’implication. Ce problème est de plus en plus récurrent pour de nombreuses associations.

Nous devons travailler pour l’avenir et non pour le présent. Ainsi et comme déjà indiqué, des changements seront apportés, des opportunités seront données aux adhérents pour prendre des responsabilités, s’impliquer et continuer à faire grandir notre ONG.   
 
 
Proposition de modification des adhésions 

Adhérents opérationnels - Monde ou Humanitaire
Consulter le mode de recrutement ci-dessous
Vote : Unanimité

Adhérents de soutien opérationnels 
Consulter le mode de recrutement ci-dessous
Vote : Unanimité

Bénévoles 
Les  personnes souhaitant rejoindre le GSCF en qualité de bénévole pour des opérations de secrétariat, graphisme, ressources humaines, ou tout autre compétence pouvant aider le GSCF  pourront faire acte de candidature. L’adhésion sera gratuite. Le bénévole est considéré non opérationnel.
Vote : Unanimité

Informations lors du recrutement

Un règlement intérieur sera mis en place avec les statuts visibles sur le site, ainsi chaque adhérent recruté disposera de l’ensemble des informations.

Le guide de l’adhérent est maintenu en interne.

Chaque adhérent devra ainsi attester avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur lors de son adhésion.

Arrêt des adhésions

Dans l’attente de la mise en place des statuts et règlement intérieur, le Président demande l’arrêt des recrutements.
Vote : Unanimité

Adhérents déjà entrés au GSCF et en attente de documents :

Suite à la modification apportée pour le mode de recrutement, il sera demandé à l’ensemble des adhérents n’ayant pas fourni de copie de pièce d’identité et de photo de nous adresser ces pièces. Dans le cas contraire, ils seront considérés comme non opérationnels et enlevés du site adhérents. La mise à jour devra être effectuée à la date de l’assemblée générale au plus tard.  Un email sera adressé par newsletter interne. 

Sac d’intervention

Le règlement concernant le sac d’intervention est arrêté, l’adhérent recevra son sac lors du stage FARH ou en amont d’un départ en mission humanitaire.

Stages

Une participation sera demandée dorénavant aux personnes effectuant un stage, en plus de la demande de caution. Cette participation permettra de fournir notamment une dotation vestimentaire aux adhérents.

Formations des cadres du CA

Face à l’accentuation des missions et de notre développement, les cadres devront être formés  aux nouveaux outils informatiques et nouveaux matériels. Ainsi des stages seront programmés chaque semestre.  

Antennes 

Le Président souhaite la modification des antennes par la mise en place d’une appellation « référent » et/ou « secrétaire » par département. Celui-ci aura pour rôle de coordonner des actions et d’être un interlocuteur avec le siège.

Vote :   Unanimité

Nom retenu : Référent

Mise en service avant juillet 2017.  

L’ensemble des boîtes postales sera arrêté au 31 décembre 2017.

Carte Adhérent 

L’adhésion solidaire est arrêtée, chaque donateur recevra une carte d’adhérent en fin d’année pour l’année suivante.  

Adhérents humanitaires ou urgence :
 
Nous faisons face à un nombre d’adhérents de plus en plus croissant, adhérents qui restent passifs à attendre la mission ou le stage sans s’intéresser à la vie de l’association et à son développement.

Nous avons mis des moyens en place pour améliorer la communication, appels téléphoniques, site internet pour les adhérents, points de situation,…Le coût des moyens de communication supplémentaires est estimé à 4,50 euros mensuels par adhérent.

Très peu d’adhérents s’intéressent au fonctionnement du GSCF et à la recherche de moyens, qu’ils soient financiers ou humains. Face à cela,  et c’est le motif de la réunion, nous devons effectuer des modifications de suivi des adhérents. 

Livret de suivi :   Le livret de suivi est devenu inadapté : de plus en plus d’adhérents le remplissent sans effectuer d’action et l’envoient vierge.
 
Proposition : Envoi chaque trimestre par email aux adhérents d’un formulaire personnalisé en fonction des actions du trimestre à compléter ; ce formulaire sera à remplir et à renvoyer. L’adhérent disposera de 7 jours pour le compléter.

Ce formulaire permettra, en fonction des réponses, d’effectuer rapidement un état des actions de chaque adhérent. 

Les adhérents qui n’adressent pas le formulaire disposeront alors de 0 point pour le trimestre en cours, aucun délai supplémentaire ne sera accordé.

Les réponses seront transmises à l’équipe de contrôle. Les adhérents n’ayant pas effectué d’action avérée et vérifiée seront levés des équipes de premier départ et ainsi de la  FARH. Pour cela un nombre de points sera attribué, l’adhérent, en remplissant et en fonction des points, saura immédiatement s’il est maintenu ou pas dans l’équipe de la FARH.

Ce nombre de points sera également adopté dans le cadre des formations.

Chaque réponse donne lieu à un nombre de points, ces points sont cumulés et permettront de départager des personnes pour un stage et/ou disposant du même profil pour assurer une mission.

L’équipe de contrôle des décisions sera mise en place, elle aura pour objectif de vérifier la décision du siège. 25% de l’équipe sera modifiée chaque année avant l’Assemblée Générale.  Celle –ci sera présentée sous 8 jours et une priorité sera donnée aux personnes
extérieures au CA.

Comptabilisation des heures des adhérents

Une comptabilisation des heures des adhérents sera effectuée et chaque adhérent recevra une attestation, en fin d’année, du nombre d’heures de bénévolat effectuées.

Le CA comme l’équipe de contrôle devront également remplir la fiche transmise.

Vote : Unanimité                          

Le premier envoi sera effectué sous 8 jours.  
 
Modification des statuts
 
Les statuts seront modifiés et proposés en Assemblée Générale.

Règlement intérieur

Le règlement intérieur sera voté par le CA avant l’Assemblée Générale et transmis aux adhérents.

Réélection

Suite à la modification des statuts, il est demandé, sauf avis contraire des personnes élues, de faire un appel à candidature pour le poste de Président. Sans candidature reçue le poste sera renouvelé.

Vote : Accord                                     

Appel à candidature pour des postes de responsable

Un appel à candidature sera effectué pour des postes à responsabilités, celui-ci sera lancé prochainement.

Conseil d’Administration

Le Président nommera avant l’Assemblée Générale de nouveaux mandataires.

Un conseil d’administration consultatif sera mise en place à l’issue de l’accord des modifications des statuts.

Masse d’habillement

Chaque adhérent recevant des effets vestimentaires complémentaires (hors tee-shirt) devra signer une feuille, cette feuille mentionnera le tarif des effets vestimentaires. En cas de départ, l’adhérent devra les restituer. En cas de non restitution, l’adhérent devra les rembourser.

Le système de points est ainsi arrêté.

Vote : Unanimité

Communication 

Un site internet est en étude dans l’objectif de permettre aux donateurs de disposer d’un espace privé.

En effet, nous avons pris du retard sur notre site, ceci nous a pénalisé et nous pénalise toujours.
 
Boites email 

Une proposition sera effectuée auprès des cadres pour qu’ils puissent passer sur une nouvelle boite email. Une formation sera programmée.

WE SAVE HOMELESS

Une réunion est programmée lundi, à ce jour nous attendons le feu vert pour les essais de la phase 2.

WE SAVE HOMELESS est une marque déposée par le GSCF ; une demande sera formulée par le Président pour que la communication passe obligatoirement par le GSCF.
 
L’adhésion  Internationale :
 
Adhérents (Sapeurs-Pompiers)  

L'adhérent participe à des missions de secours et/ou humanitaires.  

Vous êtes rattaché au Département Urgence-Secours : SAR (Search and Rescue).  

A l'issue d'un stage et de sa réussite, vous pourrez être rattaché à la Force d'Action Rapide Humanitaire.  

Adhérents (Civils) 

L’adhérent participe à des missions humanitaires.  
 
Informations
 
Tarif de l’adhésion : L'adhésion est à 240 euros annuels ou 20 euros mensuels.

Durée d'une mission : Une mission de secours et/ou humanitaire dure 8 jours. 

Force d'Action Rapide Humanitaire : La FARH permet d’envoyer rapidement des équipes de reconnaissance et de sauvetage sur le lieu d'une catastrophe (Lire)  .  Recrutement à l'issue d'un stage interne.  

Procédure de recrutement : 

Vous effectuez une demande en ligne ; à l’issue vous devez prépayer votre 1er mois de cotisation de 20 euros (celui-ci sera remboursé si vous recevez une réponse négative).

Après étude de votre demande un email vous sera transmis. 

En cas d’accord vous recevrez une demande d’adhésion ; vous pouvez régler par carte bancaire, chèque ou prélèvement automatique. 
 
Déroulement :
 
1) Suite à  notre accord vous devrez nous adresser par courrier une photo d’identité et la copie de votre pièce d’identité.
 
2) A réception des pièces demandées (1) vous serez alors considéré comme adhérent France. Vous recevrez vos codes d’accès au site internet des adhérents, un tee –shirt, votre carte adhérent France et le dossier complémentaire pour l’international (demande de numéro de passeport, certificat médical,..)

A réception de votre carte vous pouvez participer à l’ensemble des actions en France. 
 
3)  Lors de la réception de votre dossier monde complet, vous serez placé sur la liste opérationnelle du GSCF et vous recevrez votre carte d’adhérent monde. Vous pourrez alors  participer aux stages du GSCF.  
 

L’adhésion de soutien  
 
Informations
 
Tarif de l’adhésion : L'adhésion est à 60 euros annuels ou 5 euros mensuels.
L’adhérent de soutien participe aux maraudes et à  l’ensemble des actions non opérationnelles  du GSCF.
 
Procédure de recrutement : 

Vous effectuez une demande en ligne. A l’issue, vous devez prépayer votre 1er mois de cotisation de 5 euros (celui-ci sera remboursé si vous recevez une réponse négative).

Après étude de votre demande un email vous sera transmis. 

En cas d’accord vous recevrez une demande d’adhésion ; vous pouvez régler par carte bancaire, chèque ou prélèvement automatique. 
 
Déroulement :
 
1) Suite à notre accord vous devrez nous adresser par courrier une photo d’identité et la copie de votre pièce d’identité.
 
2) A réception des pièces demandées, vous serez alors considéré comme adhérent de soutien. Vous recevrez vos codes d’accès au site internet des adhérents, un tee –shirt et votre carte adhérent.

 




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